Lezing 14 maart 2007 - Startende Ondernemer

Presentatie Rabobank

  1. Introductie
  2. Wat regel je juridisch?
  3. Product en identiteit
  4. Inkoop
  5. Verkoop en klanten
  6. Algemene Voorwaarden
  7. Vertegenwoordiging
  8. Liquiditeit
  9. Samenwerking
  10. Overname
  11. En dan... de onderneming
  12. Personeel
  13. Huisvesting
  14. Administratie
  15. Risico
  16. Van der Aa & Koers Advocaten

1. Introductie.

2. Wat regel je juridisch ?

Hoewel deze presentatie een aantal juridische aspecten van het ondernemerschap behandelt, is het van belang om altijd in het oog te houden dat alle juridische stappen die worden gezet ten doel (moeten) hebben om het succes van de onderneming te versterken. Wat daarvoor dus niet nodig is, behoef je ook niet te doen. Zo is het niet zinvol algemene voorwaarden te deponeren, wanneer je op de markt kaas verkoopt. Als je maar één werknemer hebt, is een personeelsreglement overbodig. En als je maar bij enkele partijen inkoopt, zijn inkoopvoorwaarden nutteloos.

Wanneer het van belang is om juridische maatregelen te treffen, kan een ondernemer vaak niet goed beoordelen. Een regelmatig contact met een terzake deskundig adviseur is dan ook zeer nuttig om de ondernemingsactiviteiten met maatregelen op juridisch vlak optimaal te ondersteunen.

3. Produkt en identiteit I

De kern van iedere onderneming wordt gevormd door de diensten en produkten die het verkoopt. Van belang is daarbij om die producten te onderscheiden van de (soortgelijke) producten van andere ondernemingen. Dat lijkt logisch, maar toch zijn er veel ondernemers die dat onvoldoende onderkennen. Zo zijn er vele consultants, die aangeven dat hun dienstverlening bestaat uit managementadvies, waarbij men inspeelt op de vragen en problemen die de binnen de onderneming leven. Zo’n algemene aanduiding, geeft de klant natuurlijk geen enkel idee over wat deze consultant onderscheidt van andere consultants. Ook de kreet “wij verzorgen al uw drukwerk” onderscheidt in niets van andere drukkerijen. Ga dus op zoek naar het specifieke van uw producten en diensten en maak die aan het publiek duidelijk. Geef ze een eigen gezicht en stel het zo origineel mogelijk voor.
Daarnaast kunt u ook uw onderneming als geheel een eigen identiteit geven, profileren. Het commerciële succes van uw onderneming ligt in uw kracht om u in positieve zin te onderscheiden van anderen. Besteed daar dus voldoende aandacht aan !

Produkt en identiteit II

Een groot deel van deze originele aspecten van uw onderneming en uw produkten kunt u zodanig beschermen, dat een ander deze niet ‘ook’ mag gebruiken. Uw handelsnaam, het merk waaronder u producten verkoopt, de uiterlijke vormgeving, de teksten waar u zich van bedient, het format, de software, de formules, de technische aspecten, de specifieke kleuren, geuren, smaken. Kortom: veel van wat u bedenkt en gebruikt om aan het publiek duidelijk te maken hoe origineel en geweldig uw diensten en produkten zijn en hoe bijzonder uw onderneming is, kunt u monopoliseren. En hoe succesvoller u met uw onderscheidende aspecten bent, hoe meer dan blijkt hoe belangrijk het is dat u het dan al zo goed mogelijk hebt beschermd. Anderen zullen dan immers trachten om op uw succes mee te liften.

Omgekeerd is het van belang om, voordat u een bepaald onderscheidend kenmerk gaat gebruiken, te onderzoeken of u daarmee geen inbreuk maakt op rechten van anderen. Handelsnaamonderzoek bij de Kamer van Koophandel, controle op bestaande domeinnamen en onderzoek in het Benelux merkenregister zijn daar voorbeelden van. Dat is natuurlijk vooral van belang wanneer u in uw uitingen de kunst (een beetje) afkijkt van anderen. Het is toegestaan een bepaalde stijl te imiteren en daaraan eigen originaliteit toe te voegen. Zo lang je niet te dicht bij het ontwerp van reeds bestaande creaties komt, is dat een goede manier om mee te liften op een trend. Een inschatting van een specialist of het door de beugel kan, is dan vooral nuttig wanneer het veel geld zou kosten, om nadien het ontwerp (en alle materialen waarop het wordt gebruikt) aan te passen.

5. Inkoop I

Voorzover de te leveren producten of diensten bij een ander worden ingekocht en u daarbij de keuze hebt uit vele aanbieders, is het een kwestie van goed de kwaliteit beoordelen, onderhandelen over de prijs en waarborgen krijgen aangaande de service (levertijden !) en garantie. Als daarover goede afspraken worden gemaakt, is het natuurlijk van groot belang om deze schriftelijk vast te leggen. Omdat er vele aanbieders zijn, hebt u meestal ook de gelegenheid om die aspecten die voor u van bijzonder belang zijn, te benadrukken. Gebruik die mogelijkheden dus ook om goede afspraken te maken over onderwerpen waarmee u zich wilt onderscheiden van uw concurrenten: extra snelle levering, extra lange of omruilgarantie, de nieuwste modellen…

Inkoop II

Indien er slechts enkele aanbieders zijn of er feitelijk maar één aanbieder is, die u het (exclusieve) distributierecht geeft, is het lastiger onderhandelen. U moet dan in ieder geval zorgen voor een grote mate van wederzijds vertrouwen, en vooral moet u proberen op bepaalde punten een machtspositie te krijgen, door uw kennis van de markt, de klanten of andere know-how, zodat u niet zomaar aan de kant gezet kunt worden. Ook kunt u trachten goede afspraken te maken om uw positie te verstevigen. Dat laatste is meestal heel lastig en gaat vaak gepaard met strengere eisen ten aanzien van uw prestatie (omzet e.d.), die in de praktijk zodanig moeilijk te realiseren kunnen zijn, dat u weer afhankelijk bent van de ander, of deze de overeenkomst wil voortzetten. Een uitgebreide overeenkomst, die uw rechten optimaal beschrijft en waarborgt, betekent bovendien dat ook de andere partij bepaalde rechten zal trachten te verkrijgen, waarmee u beperkt wordt in uw mogelijkheden om uw onderneming uit te breiden op de manier die u wenst. Een voorbeeld: wanneer u exclusiviteit verkrijgt, zal de ander van u eisen dat u geen concurrerende producten verkoopt.
Van belang is in dergelijke gevallen dat u zich zo goed mogelijk indekt tegen het (plotseling) wegvallen van uw leverancier. Zorg dat u dan zelfstandig verder kunt. Kunt u dat niet realiseren, richt u zich er dan op om zo snel mogelijk zo veel mogelijk geld te verdienen en dus niet op winst en omzet op de lange termijn. Wanneer u er in slaagt afspraken zwart-op-wit te maken waarbij u lange tijd zekerheid wordt verschaft is dat wellicht anders, maar bedenk dat ook in die gevallen het contract geen volledige zekerheid verschaft. Er kan altijd gezocht worden naar een manier om de overeenkomst te verbreken of u het handelen moeilijk te maken.

Inkoop III

Wanneer het daarbij gaat om buitenlandse leveranciers, dient te worden bedacht dat, wanneer u ooit een beroep moet doen op die afspraken, wellicht geprocedeerd dient te worden in het buitenland en misschien ook het recht van dat land van toepassing is. Uw papieren afspraken en garanties kunnen in de praktijk dan wel eens weinig blijken voor te stellen. Zorgt u er in die gevallen dus voor dat u zich op de hoogte stelt van de juridische en praktische problemen, die gepaard gaan met grensoverschrijdende geschillen.

Ook hebt u vaak de keuze om een geschil aan arbitrage te onderwerpen, danwel aan de gewone rechter. Wanneer het niet om heel specifieke branches gaat waarbij de technische deskundigheid van de arbiters van groot belang is en het belang bovendien niet groter is dan (minimaal !) € 150.000,-, doet u er goed aan om niet te kiezen voor arbitrage. De procedure bij de gewone rechter is vrijwel altijd veel goedkoper dan arbitrage en zeker wanneer er juridische deskundigheid wordt verlangd, is de rechter in de meeste gevallen ook kwalitatief beter. Bovendien kunnen fouten van de gewone rechter (meestal) in hoger beroep worden rechtgezet, terwijl bij een arbitraal vonnis in de regel geen hoger beroep mogelijk is. Arbitrage levert overigens meestal wel sneller een eindbeslissing op.

Alleen wanneer u niet kunt afspreken dat de Nederlandse rechter zal beslissen in geval van een geschil en u geen enkel vertrouwen heeft in het (wellicht zeer exotische) rechtssysteem van het land van de andere partij, is aan te bevelen het geschil te laten beoordelen via arbitrage volgens de Internationale Kamer van Koophandel.

Hoewel dat pas later aan de orde komt, wil ik er daarom toch al vast op wijzen dat ik het dus uiterst onverstandig vindt om een model vof-overeenkomst te gebruiken waarin een arbitrage-beding is opgenomen. In veel vof-modellen, waaronder die van de Kamer van Koophandel, is dat standaard. Ook boekhouders die hun klanten uit oogpunt van service voorzien van een model-vofcontract, nemen een dergelijk beding vaak klakkeloos over.

5. Verkoop en klanten I

Zonder klanten geen onderneming. De klant is daarom het belangrijkste onderwerp in uw strategie. U moet de juiste doelgroepen kiezen, u moet uw reclame hierop richten en aanpassen, u moet de (potentiële) klanten zien te bereiken en u moet uw producten en diensten zodanig vormgeven en presenteren dat de doelgroep staat te trappelen om het aan te schaffen.

Verkoop en klanten II

Omdat bijna alle ondernemers hun onderneming starten vanuit hun product of dienst; hun specifieke kennis op de markt willen zetten, is het logisch dat ze zich in de eerste plaats richten op het vervaardigen en verbeteren van hun producten. Er zijn ondernemers die zo lang aan hun product sleutelen, dat het er nooit van komt om het daadwerkelijk op de markt te zetten.

Verkoop en klanten III

De kunst van het ondernemen is daarom om te kunnen omschakelen van product- naar klantgerelateerd denken: ik heb een product, maar hoe zorg ik er voor dat de klant het koopt. Daarbij is het nuttig te bedenken dat de klant niet op zoek is naar uw specifieke product, maar een beeld in zijn hoofd heeft van wat hij nodig heeft. En als u het commercieel heel goed doet, wekt u bij de klant zelfs het gevoel op dat hij een bepaald product nodig heeft. Maar ook in dat geval wekt u bij de klant een bepaalde gedachte of gevoel op, die er toe leidt dat hij uw product koopt. Zo koopt u geen corn flakes omdat u die zo lekker vindt, maar omdat u het beeld van de gezellige zonnige en feestelijke ontbijttafel, met een vrolijk en blij gezin er omheen, zo aantrekkelijk vindt. U weet wel dat dat een illusie is en dat uw kinderen en partner slaperig, chagrijnig en met een drukke agenda aan het knoeien slaan met melk en yoghurt en de corn flakes in het halfdonker van een vroege en druilerige ochtend snel naar binnen werken. Maar u koopt en hoopt…. En als u een bepaald wasmiddel koopt, doet u dat ook omdat de suggestie is gewekt dat het leven dan vrolijker wordt, de zoele wind door uw haren strijkt, uw partner extra verliefd op uw wordt omdat zijn hemd of haar blouse zo fris geurt.

Uw taak is dus de klant er van te overtuigen dat uw product hem gelukkiger maakt, zorgen wegneemt, geld oplevert, en dat u dus (voor een redelijke prijs) zijn bijna-ideaal kunt leveren. En als u hem daarvan hebt overtuigd, is het vervolgens aan u om de verwachtingen zoveel mogelijk waar te maken.

Verkoop en klanten IV

In dat spanningsveld van (zijn) verwachtingen en (uw) prestatie is aandacht voor de juridische kant van de relatie van belang. Als u namelijk verwachtingen wekt en u maakt deze niet waar, is de klant ontevreden en kunt u wegens wanprestatie aangesproken worden. U moet er dus voor zorgen dat u enerzijds de suggestie wekt dat uw product de klant gelukkiger maakt, terwijl u anderszins geen verwachtingen wekt die u niet kunt waarmaken. Een teleurgestelde klant komt niet meer terug en maakt ook geen (gratis) reclame voor u. U moet dus goed afspreken wat u voor het geld dat hij betaalt precies zult leveren. Hoe beter u dit omschrijft, des te minder hebt u achteraf problemen.

Uitgaande van uw standaard-product, kunt u daarbij in het directe contact met de potentiële klant natuurlijk aangeven in welke mate u het product aan de wensen van de klant kunt aanpassen. Dit kunt u zowel vooraf als achteraf doen. Als u het vooraf doet, is de kans groter dat de klant uw product of dienst koopt. Als u het achteraf doet, kunt u er extra geld aan verdienen. Malafide aannemers doen het op die manier. Ze brengen onder de kostprijs een bepaalde offerte uit, waarbij ze niet gedetailleerd specificeren wat ze er allemaal precies voor gaan leveren (maar hopen dat de offerte bij de klant wel het gevoel opwekt dat zijn wensen volledig worden gerealiseerd !) en er op rekenen dat in de vorm van latere veranderingen en meerwerk de (soms vette) winst wordt binnengesleept. De klant krijgt dan later te horen: “Nee mijnheer, de afvoer van het sloopmateriaal is in de offerte niet begrepen. Dat moet u zelf (laten) doen…. Wij kunnen dat voor u uiteraard ook verzorgen, als u dat wilt..…”.

Maar een goede omschrijving van wat u levert kan u ook veel ergernis besparen en extra omzet opleveren. Wanneer u in de offerte of overeenkomst opneemt dat het te leveren product rood is, kunt u achteraf natuurlijk aangeven dat u ook kunt zorgen voor een andere kleur, tegen aanvullende betaling. En als u goed beschrijft wat de dienst is die u zult leveren, kunt u (als u uw voelhorens goed uitsteekt) gaandeweg de uitvoering de suggestie doen dat u aanvullend bepaalde diensten kunt leveren, uiteraard tegen aanvullende betaling. De klant zal dit opvatten als een extra service en, als hij de prijs er voor over heeft, u de aanvullende opdracht geven. En als hij dat niet doet, accepteert hij dus het product zoals het is, zonder te (kunnen) mopperen op de onvolkomenheden en zonder u daarmee juridisch lastig te kunnen en willen vallen.

Wanneer u daarentegen geen duidelijke afspraken maakt en uw daadwerkelijke product niet voldoende omschrijft om het te onderscheiden van de wensen en het ideaalbeeld van de klant, wekt u verwachtingen ten aanzien van de inhoud en omvang van uw prestatie, die vervolgens niet blijken uit te komen. U hebt dan niet alleen een ontevreden klant, maar wellicht ook een juridische verplichting om alsnog ‘naar behoren’ te leveren en/of schadevergoeding te betalen.

Verkoop en klanten V

Voor een optimale exploitatie is het dus belangrijk dat u goed weet wat de klant voor beeld in zijn hoofd heeft en dat u de kenmerken van uw product of dienst goed kent en kunt omschrijven:

Daarmee komt het juridisch onderscheid tussen garantieverplichting en inspanningsverplichting om de hoek kijken. Zorg er voor dat u niet méér belooft dan u kunt garanderen. En als dat betekent dat u slechts kunt toezeggen dat u uw uiterste best zult doen, mag u dus niet afspreken dat u een bepaald resultaat zult boeken. Heel veel juridische procedures draaien om de vraag wat u nu wel of niet als prestatie hebt toegezegd en of u een bepaald resultaat hebt gegarandeerd.

6. Algemene voorwaarden I

Omdat het in de praktijk lastig is om in uw contacten met de klant alle relevante aspecten rond uw prestatie te bespreken en via mail, fax of contracten vast te leggen, zeker wanneer uw onderneming groeit en u niet meer met alle klanten zelf diepgaand een relatie kunt onderhouden, is het verstandig een juridisch vangnet te hebben, waar je in geval van nood een beroep op kunt doen. In leverings¬voor¬waarden of een standaard-stuk in uw contracten, kunt u tal van veiligheidskleppen inbouwen, om te voorkomen dat de klant u aansprakelijk kan stellen voor tekortkomingen in uw producten of diensten. Alle relevante aspecten die niet expliciet aan de orde komen in het overleg met de klant, zijn op die manier wel afgedekt. Op uw situatie toegesneden (uitgebreide) leveringsvoorwaarden zijn daarom voor u van groot belang. U moet deze dan ook niet simpelweg overnemen van een branche-organisatie, de Kamer van Koophandel of een concurrent, maar er ook artikelsgewijs over praten met een (branche-)deskundige, om te snappen wat er staat en om een goed beeld te krijgen van waarmee u in de praktijk in de contacten met uw klanten rekening moet houden. Waar u aan moet denken om ter sprake te brengen, ter voorkoming van misverstanden en geschillen. Maar ook: waar u aan moet denken om optimaal uw commerciële mogelijkheden te kunnen benutten. Dat betekent overigens niet dat het niet wenselijk zou zijn om gebruikelijke branche-voorwaarden te hanteren. Deze kunnen voor u heel goed voldoen en in bepaalde gevallen zijn klanten dan eerder geneigd om zaken met u te doen.

Algemene voorwaarden II

Zo kunt u beter gebruik maken van uw auteursrechten op hetgeen u hebt bedacht en gemaakt, door de klant het gebruiksrecht van uw creaties geven voor bepaalde doeleinden, bepaalde oplagen of bepaalde media. Blijkt dan naderhand dat de klant uw bedenksel ook ergens anders voor wil gebruiken, moet hij daar aanvullend voor betalen.

Het gebruik van algemene voorwaarden is ook om een tweede reden handig. Er zijn tal van onderwerpen die in het overleg met de klant niet aan de orde komen. Omdat ze niet tot de kern van het verhaal behoren of omdat ze zien op een situatie dat de relatie niet goed verloopt. Het is altijd pijnlijk om aan de orde te stellen wat er zal gebeuren wanneer de opdrachtgever failliet gaat, of wanneer hij niet netjes betaalt of andere verplichtingen jegens u schendt (zoals een geheimhoudingsplicht of de verplichting uw product niet (in kopie) aan een ander te geven. Als u daar te veel nadruk op legt, is de kans aanwezig dat de deal niet doorgaat. Omdat aan de andere kant iedere klant wel weet dat het logisch en gebruikelijk is hierover iets af te spreken, kunt u hierover via uw leveringsvoorwaarden afspraken maken, zonder ze expliciet te moeten bespreken. Als de klant het met een bepaald onderdeel er van niet eens is, zal hij zelf het initiatief moeten nemen om het ter discussie te stellen. Als dat met goede argumenten gepaard gaat, kunt u tot een afwijkende afspraak komen en hebt u uw relatie onderling nog beter afgestemd. Als het geen goede argumenten zijn, moet u zich serieus afvragen of u met die klant wel in zee wilt gaan…

Algemene voorwaarden III

Leveringsvoorwaarden zijn dus niets anders dan een stuk tekst, waarvan u met de klant afspreekt dat deze tussen u beide van toepassing zullen zijn. Het is dus niet een soort van wet, waaraan de klant geacht wordt zich te houden, alleen omdat u ze bij de Kamer van Koophandel of de Rechtbank hebt gedeponeerd. U moet met de klant afspreken dat ze toepasselijk zijn. U mag dat natuurlijk afspreken nadát u een overeenkomst omtrent een product of dienst hebt gesloten, maar in de praktijk bent u dan natuurlijk te laat. De klant zal op dat moment immers niet meer akkoord gaan met uw voorwaarden, tenzij hij daarin per saldo een voordeel ziet. U moet de afspraak dat uw voorwaarden van toepassing zijn dus vooraf als voorwaarde stellen en deze gelijk met het sluiten van de deal onderdeel van de afspraken maken.

Vermelding van de toepasselijkheid uw leveringsvoorwaarden op uw factuur, heeft dus geen enkele zin. En ook niet op de door u verzonden opdrachtbevestiging. Het heeft wel zin om dit te vermelden in uw offerte (waarbij u de klant ook nog kunt laten aankruisen dat hij akkoord gaat met de toepassing van uw voorwaarden), in de door beide partijen te ondertekenen overeenkomst en in de door de klant ondertekende en aan u teruggestuurde opdrachtbevestiging of akkoordverklaring.

En als de klant op die manier verklaart dat hij zich aan uw voorwaarden zal houden, moet u er bovendien voor zorgen dat de klant ook ‘een redelijke mogelijkheid heeft gehad om (tevoren) van de voorwaarden kennis te nemen’. Omdat u dit zo nodig dient aan te tonen, is het dus verstandig de voorwaarden tevoren op te sturen of af te geven, samen met een brief (bijvoorbeeld de offerte) waarin daarvan melding wordt gemaakt. Als dan op de brief wordt gereageerd (bijvoorbeeld in de vorm van een acceptatie van uw offerte), is daarmee voldoende aannemelijk dat de voorwaarden naar behoren door de ander zijn ontvangen.

Een iets minder zekere maar wel eenvoudiger manier is om in de offerte en andere correspondentie melding te maken van het feit dat uw voorwaarden toepasselijk zijn (bij acceptatie van de offerte), onder welk kenmerk ze bij de Kamer van Koophandel of Rechtbank zijn gedeponeerd en met de mededeling dat deze voorwaarden op verzoek gratis zullen worden toegezonden. U kunt daarbij wellicht ook nog wijzen op uw web-site, wanneer de voorwaarden ook daar op staan.

Houdt u dus in de gaten dat de klant vooraf op enigerlei wijze uw voorwaarden accepteert. Indien u via internet uw product aanbiedt, moet u er dus voor zorgen dat de klant niet in staat is een bestelling te plaatsen, wanneer hij niet eerst uw voorwaarden heeft geaccepteerd. Hij moet er niet ‘omheen’ kunnen komen.

Ook is het nog van belang om aandacht te geven aan de vraag of er discussie kan ontstaan wat de precieze inhoud van de voorwaarden is. Als er meerdere versies in omloop zijn, kan dat tot problemen leiden. Hoewel depot bij de Kamer van Koophandel of de Rechtbank strikt genomen niet nodig is om uw voorwaarden toe te passen, kan dat dus wel nuttig zijn, om in die discussie sterker te staan.

Algemene voorwaarden IV

Met professionele relaties, andere ondernemers, mag u in uw voorwaarden in zeer vergaande mate bepalen wat u wilt. In uw relatie tot consumenten kijkt de rechter echter over uw schouder mee. Als een bepaalde bepaling als ‘onredelijk bezwarend’ wordt aangemerkt, wordt die buiten werking gesteld. Of dat het geval is, moet de consument aantonen, behalve wanneer het beding op de zgn. zwarte of grijze lijst staat. Als het op de zwarte lijst staat (zoals een beding dat het recht van de ander tot opschorting of ontbinding beperkt) moet de rechter het beding vernietigen en als het op de grijze lijst staat (zoals een beding dat uw aansprakelijkheid beperkt of uitsluit) is het aan u om aan te tonen dat het beding in dat geval niet onredelijk bezwarend is. En hoewel tussen professionele partijen deze beperkingen in beginsel niet gelden, moet u er toch op bedacht zijn dat de rechter er via een omweg toch rekening mee kan houden.

Het is dus voor u van belang goed te beseffen welke bepalingen in uw voorwaarden problemen kunnen opleveren, omdat u op die punten dus andere maatregelen moet trachten te treffen, wanneer dat voor u een belangrijk punt is. U kunt in zo’n geval wellicht een (aanvullende) verzekering sluiten of bepaalde transacties (met een verhoogd risico) met bepaalde soorten klanten achterwege laten. Of de bepaling niet in de algemene voorwaarden zetten, maar in de hoofdovereenkomst. Ook doet u er goed aan uw voorwaarden zo goed mogelijk te laten aansluiten op de voorwaarden van uw leveranciers, zodat er geen ‘gat’ tussen ontstaat en u de aansprakelijkheid en dergelijke kunt doorschuiven naar uw leverancier. Allemaal redenen om uw voorwaarden goed te bestuderen en af en toe (bijvoorbeeld jaarlijks) door te spreken met een deskundige, in samenhang met uw praktijkervaringen.

7. Vertegenwoordiging.

Wanneer u met een ander handelt, is het belangrijk dat u duidelijk is wie uw contractpartij is. Al even belangrijk is dan dat u zeker weet dat de persoon waarmee u spreekt of schrijft, bevoegd is namens deze contractpartij te handelen. Blijkt dat achteraf niet het geval, dan kunt u in bepaalde gevallen uw contractpartij niet aanspreken tot betaling en moet u zich tot degene wenden met wie u daadwerkelijk hebt gesproken, met het risico dat deze geen verhaal biedt of zelfs geheel en al onvindbaar is.

Niet alleen wanneer het een BV betreft, maar ook in geval van een eenmanszaak of vof, doet u er dus goed aan in de registers van de Kamer van Koophandel (eenvoudig en goedkoop) na te gaan of de persoon met wie u contact onderhoudt, bevoegd is om de deal te sluiten. Als dat niet blijkt, kunt u vragen of iemand die wel bevoegd is de opdracht ondertekent of kunt u uw contactpersoon vragen om een volmacht aan u toe te zenden, waaruit blijkt dat hij (door de wel bevoegde personen) is gevolmachtigd om met u een overeenkomst te sluiten. U doet er daarbij goed aan met die achterliggende bevoegde persoon (of iemand anders uit diens omgeving) contact op te nemen om na te gaan of deze inderdaad het stuk heeft ondertekend en de bevestiging te krijgen dat de contactpersoon inderdaad bevoegd is tot handelen, om te voorkomen dat later blijkt dat uw contactpersoon de handtekening heeft vervalst.

Van belang is daarbij in de gaten te houden dat niet relevant is of de contactpersoon de indruk heeft gewekt dat hij gerechtigd was het bedrijf te vertegenwoordigen, maar of het bedrijf dat zelf heeft gedaan, althans dat u er op mocht vertrouwen dat het bedrijf het met de gang van zaken eens was. Zo kan van belang zijn of de bevoegde persoon u heeft geschreven dat de heer X alle verdere zaken met u zal afhandelen. Ook kan van belang zijn dat u brieven aan het bedrijf zendt en daarop antwoord krijgt (van uw contactpersoon), wanneer u mag aannemen dat binnen het bedrijf voldoende controle op de medewerkers wordt gehouden, om te zorgen dat deze niet buiten hun boekje gaan. Het zal echter telkens van verschillende omstandigheden afhangen, of het bedrijf dat door de onbevoegde persoon wordt vertegenwoordigd ten opzichte van u gebonden is.

8. Liquiditeit.

Om probleemloos te ondernemen hebt u voldoende geld nodig. U moet er dus voor zorgen dat uw klanten uw facturen netjes betalen. Wanneer u een marktkraam of winkel hebt, vormt dat geen probleem. Wanneer de klant op uw factuur betaalt, kan dat wel leiden tot liquiditeitsproblemen. Als u de kans krijgt, kunt u dus het beste een voorschot vragen en na het factureren goed opletten dat er binnen de gestelde termijn wordt betaald. Wees niet te bescheiden en besef dat, als de klant uw produkt koopt, hij er ook tijdig voor behoort te betalen. Als u er aan twijfelt of de klant wel zal betalen, vraagt u dan vooruitbetaling, lever onder rembours of laat u in delen betalen, naar gelang de leveringen geschieden. Zo kunt u gaandeweg de diensten die u verleent (per dag of week) deelbetalingen verlangen, alvorens het werk voort te zetten. Spreekt u dit dan wel van tevoren af of behoud u het recht voor tussentijds deelbetalingen of betalingszekerheid te verlangen. Doet u dat niet, dan kunt u pas betaling eisen, wanneer u uw prestatie volledig hebt geleverd. Dit is typisch zo’n onderwerp, dat u kunt regelen in uw algemene voorwaarden.

Wanneer u geen betaling hebt verkregen op uw factuur, terwijl de klant wel al verplicht is tot betalen, moet u de klant een aanmaning zenden, waarin u vriendelijk (of minder vriendelijk) verzoekt om alsnog te betalen, binnen een termijn van (bijvoorbeeld) 8 dagen. Een dergelijke brief vormt een ingebrekestelling, die tot gevolg heeft dat de klant in verzuim is, indien hij aan dit verzoek niet voldoet. U kunt dan vanaf die laatste dag ook de wettelijke rente eisen, over het factuurbedrag. Ook kunt u de vordering ter incasso uit handen geven en komen de kosten daarvan (tot een bepaald bedrag) voor rekening van de klant. Ook daarover kunt u in uw algemene voorwaarden het een en ander opnemen.
Wanneer de klant een particulier is, hebt u recht op de wettelijke rente. Wanneer de klant een bedrijf is, althans een zakelijke klant, kunt u de wettelijke handelsrente eisen. Die is aanzienlijk hoger dan de wettelijke rente (momenteel ca. 9 % in plaats van ca. 4 %).

Op uw factuur staat meestal de termijn waarbinnen deze moet worden betaald. Als u hierover tevoren niets hebt afgesproken (eventueel in uw algemene voorwaarden), geldt niet zonder meer de termijn die u op de factuur aangeeft. Er wordt dan gekeken naar wat een redelijke termijn is, mede gelet op wat in de branche gebruikelijk is. In de meeste gevallen zal dat een termijn van 30 dagen zijn. Dat neemt natuurlijk niet weg dat het u vrij staat om op de factuur een kortere termijn te zetten en direct na afloop van die termijn een aanmaning te sturen. Maar wanneer de klant echter uiteindelijk binnen een maand betaalt, is dan niet zeker dat u via de rechter de betaling van rente en/of incassokosten kunt afdwingen. In veel gevallen zult u dit ook niet willen, omdat dat de relatie met de klant natuurlijk schaadt.

De factuur moet overigens ook aan verschillende andere eisen voldoen. Allerlei gegevens moeten er op vermeld worden, onder meer voortvloeiend uit de belastingwetten. De eis dat u uw KvK-inschrijfnummer moet vermelden, geldt daarbij niet alleen voor de factuur, maar ook voor al uw andere brieven en offertes, email en zelfs uw website.

9. Samenwerking I

Wanneer u samen met iemand anders uw ondernemingsactiviteiten wilt ontplooien doet u er goed aan de met deze persoon of personen te maken afspraken goed zwart-op-wit te zetten. Beter snel een paar kernafspraken goed opgeschreven, dan wachten tot het te laat is om een uitgebreid contract op te stellen. Niettemin kan het opstellen van een uitgebreid contract wel degelijk nuttig zijn, niet in het minst omdat u dan al tevoren over tal van onderwerpen met de ander hebt gesproken en tot een gezamenlijk standpunt bent gekomen, zodat hierover naderhand geen misverstanden of zelfs geschillen meer kunnen ontstaan. En als u ontdekt dat de ander er op die punten héél anders over denkt, bent u dus nog op tijd om dat bij te sturen of af te zien van de samenwerking.

Samenwerking II

Wanneer u besluit met een ander samen te werken anders dan als freelancer of in loondienst, maar als mede-ondernemer, hebt u verschillende mogelijkheden. Zo kunt u een samenwerkingsverband aangegaan, waarbij u vanuit uw eigen onderneming opereert de ander dat eveneens doet vanuit zijn onderneming. U behoudt dan volledige zelfstandigheid maar u dient er goed op te letten dat u naar buiten toe niet de indruk wekt dat er sprake is van één gezamenlijke onderneming, die onder een gezamenlijke naam handelt. Wanneer deze indruk wel ontstaat, kan onder omstandigheden worden aangenomen dat er sprake is van een vof en kunt u aansprakelijk zijn voor de verplichtingen (en schulden) die uw zakenpartner aangaat onder de gemeenschappelijke naam.

Dit laatste is een groot nadeel van de vof, de vennootschap onder firma. Bij een vof handelt u met een of meer anderen onder gemeenschappelijke naam. U bent daarbij hoofdelijk aansprakelijk voor de verplichtingen die de vennoten namens de vof aangaan en u kunt hieraan niet ontsnappen door uit te treden als vennoot…. Dit vormt uiteraard een zeer groot risico en u dient dus zeer veel vertrouwen te hebben in uw mede-vennoten, alvorens te besluiten om een vof aan te gaan.
Ook om andere redenen is het bij het aangaan van een vof belangrijk om een uitvoerige schriftelijke overeenkomst te sluiten, waarin gedetailleerd de onderlinge afspraken worden weergegeven. Het gebruiken van een standaardcontract, zonder uitvoerig overleg over de inhoud, is dan ook onverstandig. Juist in een vof moet de onderlinge taakverdeling, de besluitvorming, de winstverdeling en de regeling in geval van beëindiging van de vof, goed tevoren worden doorgesproken. Er dient bovendien te worden voorzien in afspraken die een impasse kunnen voorkomen of doorbreken. Begint u dus nooit een vof zonder een uitvoerig vof contract, dat na gedetailleerd overleg met ondersteuning van een deskundige is opgesteld. In 2008 treedt, als het niet weer wordt uitgesteld, voor de vof nieuwe wetgeving in werking. De vof wordt dan een ‘openbare vennootschap’. De hoofdelijke aansprakelijkheid van de vennoten verandert niet. Wel is belangrijk dat de vennootschap blijft bestaan, bij het toe- en uittreden van vennoten, tenzij het tegendeel in de vof-overeenkomst is opgenomen.

Samenwerking III

Een derde mogelijkheid is het oprichten of aankopen van een BV (of een buitenlandse vennootschap), waarbij de aandelen kunt verdelen over verschillende personen. Ook in dat geval behoort echter goed te worden nagedacht over de verdeling van taken, zeggenschap en winst en de beëindiging van de samenwerking. Deze afspraken kunnen worden neergelegd in een samenwerkingsovereenkomst/aandeelhoudersovereenkomst en (deels) in de statuten. Afgezien van wat het daaromtrent precies door de partijen gewenst wordt, zal de inhoud van de regeling mede afhankelijk zijn van de wijze waarop de aandelen zijn verdeeld. Indien er 10 aandeelhouders zijn met elk een gelijk gedeelte van de totale aandelen, zullen de afspraken anders moeten worden geformuleerd dan wanneer er een aandeelhouder is die meer dan 50 procent van de aandelen houdt.

Het voordeel van een BV is uiteraard dat de aandeelhouders niet aansprakelijk zijn voor schulden van de BV, nog voor verplichtingen die de bestuurders namens de BV aangaan. Wel kunnen deze bestuurders onder bepaalde omstandigheden aansprakelijk zijn voor schulden van de BV, indien hen wanbeleid kan worden verweten. Deze aansprakelijkheid kan in veel gevallen niet worden afgewenteld, met de stelling dat een andere bestuurder hieraan debet is. Bestuurdersaansprakelijkheid wordt echter niet snel aangenomen, wanneer de bestuurders er voor zorgen dat de boekhouding naar behoren wordt bijgehouden, aangifte bij de belastingdienst tijdig worden gedaan, jaarrekeningen tijdig worden gedeponeerd bij de kamer van koophandel en, indien de BV niet in staat is aan haar fiscale verplichtingen te voldoen, betalingsonmacht tijdig wordt gemeld aan de fiscus/bedrijfsvereniging.
Wanneer een onderneming veel (fiscale) winst maakt, bijvoorbeeld meer dan € 100.000,-, kan het ook om fiscale redenen interessant zijn de onderneming in de BV-vorm te gieten. En ook wanneer derden hierin veel geld investeren, kan dat een reden zijn om het vermogen afgescheiden te houden van de personen er achter.

10. Overname.

Over overname van een bestaande onderneming kan ik kort zijn: laat u zich adviseren door een overname specialist of jurist én een accountant. Er zitten veel te veel haken en ogen aan om dat allemaal zelf te kunnen beoordelen.

11. En dan…… de organisatie:

Buiten uw eigenlijke ondernemingsactiviteiten moet u als ondernemer tijd en energie steken in een aantal organisatorische aspecten.

12. Personeel I

Wanneer u behoefte hebt aan extra menskracht, kunt u uiteraard derden inschakelen om voor u bepaalde werkzaamheden te verrichten. Net als met iedere andere contractspartij, maakt u daarbij afspraken over hetgeen de derde voor u zal doen en wat u daarvoor zult betalen. Uiteraard dient u er rekening mee te houden dat u tegenover uw klant voor het eindresultaat verantwoordelijk blijft, wanneer deze derde voor de klant werkzaamheden verricht.

Afhankelijk van wat degene die u inhuurt voor u doet, is het verstandig afspraken te maken omtrent het gewenste resultaat van zijn of haar werk, diens aansprakelijkheid, beperkingen in de (verdere) contacten met uw klant en tal van andere onderwerpen. Omdat de belastingdienst dit kan aanmerken als een fictief dienstverband, met als gevolg dat u loonbelasting moet inhouden en afdragen, moet u altijd vooraf de zekerheid krijgen dat u hiervoor niet aangesproken kunt worden. Als u een dergelijke afspraak maakt met een natuurlijk persoon, zorgt u er dan voor dat schriftelijk goed is vastgelegd dat hij u vrijwaart voor iedere aanspraak van de belastingdienst en bedrijfsvereniging, dat u gerechtigd bent tot opschorting van betalingen (tot het bedrag waarvoor u risico loopt en zonder dat hij gerechtigd is zijn werk te staken) indien u vermoedt dat u aangesproken kunt worden en dat hij u een kopie verstrekt van de door de belastingdienst aan hem verstrekte Verklaring van Zelfstandigheid, de zogenaamde VAR (Verklaring ArbeidsRelatie). Als u twijfelt of alles wel goed zit, kunt u in dat geval de betaling opschorten tot hij u voldoende heeft gerustgesteld.

Personeel II

U kunt natuurlijk ook iemand in loondienst nemen. U stelt een arbeidsovereenkomst op en laat die ondertekenen. Wees er alert op dat u nooit iemand al aan het werk laat gaan, zonder dat er een getekend contract is en de persoon als werknemer is aangemeld bij de belastingdienst. Als u daar slordig mee bent, komt er een moment dat u tegen een probleem oploopt. Wanneer u een arbeidsovereenkomst sluit zijn er automatisch een groot aantal wettelijke regels van toepassing. Deze zijn bovendien voor een groot deel dwingend, d.w.z. dat u hiervan niet onderling mag afwijken. Om die reden behoeft u een arbeidsovereenkomst ook niet heel uitgebreid te formuleren. U kunt volstaan met een aantal afspraken op één of twee A4-tjes. Pas wanneer u meer personeel in dienst hebt, zal de behoefte aan het uitbreiden van het contract waarschijnlijk toenemen.

Personeel III

Voor u als werkgever is vooral van belang goed af te spreken wanneer de overeenkomst begint en wanneer deze eindigt. Wanneer dit niet goed afspreekt, zal de overeenkomst voor onbepaalde tijd gaan lopen en betekent het dat niet de overeenkomst kunt beëindigen zonder voorafgaande toestemming van het CWI of een beslissing van de rechter tot ontbinding. In het laatste geval is de kans groot dat u bovendien een beëindigingsvergoeding moet betalen, die grofweg gelijk is aan het maandloon vermenigvuldigd met het aantal dienstjaren. Handiger is het daarom een overeenkomst voor bepaalde tijd aan te gaan, zodat u na afloop van deze termijn geheel vrij bent om te beslissen of u deze persoon opnieuw in dienst wilt nemen. Laat dit moment dan ook niet ongemerkt voorbijgaan, omdat anders automatisch een overeenkomst voor onbepaalde tijd ontstaat.

U kunt echter niet onbeperkt overeenkomsten voor bepaalde tijd aan elkaar rijgen. U mag een overeenkomst voor bepaalde tijd slechts twee keer verlengen (dus in totaal drie overeenkomsten) en de totale termijn die hiermee is gemoeid mag niet langer dan 36 maanden zijn (zij het dat in een enkele CAO de werkgever meer ruimte wordt gegeven). U kunt deze termijn dus bijvoorbeeld verdelen over contracten met een eerste periode van zes maanden, een tweede van een jaar en een derde van anderhalf jaar. Wanneer u de overeenkomst daarna voortzet, ontstaat automatisch een contract voor onbepaalde tijd. Wanneer dat niet wilt, zult u de overeenkomst moeten laten aflopen en kunt pas na geruime tijd deze persoon wederom voor bepaalde tijd in dienst nemen. Let er daarbij bovendien op dat u in de overeenkomst de mogelijkheid van tussentijdse beëindiging opneemt, omdat u anders aan de overeenkomst vast zit tot het einde van de looptijd en ook bij ontbinding in veel gevallen de volledige resterende contractperiode zult moeten uitbetalen.

Voor startende ondernemers kan het handig zijn met oproepkrachten te werken. Er wordt dan bijvoorbeeld een zgn. nul-urencontract gesloten, waarbij geen enkele werkgarantie wordt gegeven. Toch heeft de werknemer ook dan wel enige bescherming. Zo heeft de oproepkracht recht op minimaal drie uur loon per oproep en kan hij dezelfde rechten krijgen als een vaste werknemer, wanneer hij feitelijk dezelfde werkzaamheden verricht gedurende een langere periode. En wanneer een arbeidsovereenkomst drie maanden heeft geduurd, wordt aangenomen dat de afgesproken hoeveelheid werk tenminste gelijk is aan het gemiddelde dat in de voorafgaande drie maanden daadwerkelijk is gewerkt, tenzij de werkgever kan bewijzen dat het om een incidentele piek ging (zoals seizoensarbeid). Ook met oproepkrachten moet u dus goed op uw tellen passen.

De werkgever kan ook kiezen voor het sluiten van een voorovereenkomst, waarbij iedere oproep wordt gezien als een los arbeidscontract. Wanneer de werkgever dan vier maal oproept en er tussen de oproepen geen langere onderbreking plaatsvindt dan drie maanden, komt een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd tot stand. Verstandiger is daarom één oproepovereenkomst voor bepaalde tijd te sluiten (dus een nul-urencontract), aan het einde waarvan opnieuw wordt bekeken of de overeenkomst wordt verlengd of niet, zoals dat ook bij andere arbeidsovereenkomsten voor bepaalde tijd moet worden gedaan.

Personeel IV

Een tweede onderwerp dat voor u van belang is, is de hoogte van het loon. Geeft u dus goed aan welk bedrag de werknemer bruto ontvangt en op welke periode dit betrekking heeft, bijvoorbeeld per maand. Houdt daarbij uiteraard rekening met bepaalde minimum-bedragen en opslagen die aan de werknemer toekomen, in het bijzonder wanneer een cao van toepassing is. Ook wanneer u met de werknemer een bepaald nettoloon afspreekt, is het wenselijk dit in de arbeidsovereenkomst zodanig te formuleren, dat dit wordt vertaald naar een bepaald brutoloon, bij aanvang van de overeenkomst. U voorkomt dan dat u later het loon moet bijstellen, wanneer er in de belasting- of premieheffing iets zou veranderen.

Een heel duidelijke functieomschrijving is voor u alleen van belang wanneer u de persoon in kwestie uitsluitend voor heel specifieke taken in dienst neemt en dus ook afscheid wilt kunnen nemen, wanneer deze taken wegvallen of hij hiervoor niet geschikt blijkt. Als dat niet het geval is, kunt u het beste een meer algemene functieomschrijving opnemen, met de vermelding dat ook alle andere voorkomende werkzaamheden kunnen worden opgedragen.
Wel kan van belang zijn goed op te nemen welke dagen en tijden wordt gewerkt en in welke gevallen hiervan, in het belang van de onderneming, kan worden afgeweken. Ook is het zinvol op te nemen op hoeveel vakantiedagen de werknemer recht heeft. U mag daarbij slechts afwijken van de wettelijke minima, voorzover dat voor de werknemer gunstiger uitpakt.

Wat nog wel van belang is, is het afspreken van een proeftijd van een maand (danwel de in een toepasselijke CAO toegestane termijn), tenzij het een overeenkomst betreft die voor twee jaar of langer wordt gesloten, in welk geval een proeftijd van twee maanden is toegestaan. Laat u niet verleiden tot het hanteren van een langere proeftijd (ook niet wanneer de werknemer dat zelf voorstelt !), want dan is die afspraak nietig en is er dus helemaal geen proeftijd van toepassing.

Ook kan het voor u van belang zijn een verbod op (bepaalde) nevenactiviteiten op te nemen of een non-concurrentiebeding of relatiebeding. Met name het non-concurrentiebeding is de laatste jaren aan kritiek onderhevig en dus doet u er goed aan het verbod te formuleren als een relatiebeding, wanneer dat u een even afdoende bescherming oplevert.

Voor het geval u genoodzaakt zou zijn om beëindiging van de arbeidsovereenkomst te verzoeken, is het wenselijk in een zo vroeg mogelijk stadium aan dossieropbouw te doen. Wen u dus aan om allerlei schriftelijke bewijsstukken rond het functioneren van de werknemer te bewaren, om in geval van slecht functioneren hierover af en toe een gesprek te voeren en het besprokene vast te leggen in een verslag (liefst door de werknemer te ondertekenen) en, heel belangrijk, bewaar al deze stukken (inclusief de arbeidsovereenkomst) niet op een plaats waar de werknemer bij kan. In geval van een geschil, blijkt dat dossier maar al te vaak ineens onvindbaar.. Wel kunt u natuurlijk een kopie binnen de onderneming beschikbaar houden, zodat u en de werknemer snel bepaalde gegevens kan opzoeken. In het personeelsdossier behoort verder een kopie van het paspoort van de werknemer te zitten en (in plaats van de vroegere loonbelastingverklaring) een verklaring van de werknemer met een aantal gegevens en het verzoek tot wel/niet (meer) toepassen van de loonheffingskorting, waarvoor het model ‘Opgaaf gegevens voor de loonheffingen’ kan worden gebruikt, zodat deze beschikbaar zijn bij controle door de belastingdienst of de bedrijfsvereniging. Let er op dat u deze gegevens goed bewaart, tot (tenminste) 5 jaar na beeindiging van het dienstverband !

Waar tot voor kort de ontbinding van de arbeidsovereenkomst noodzakelijk was om de uitkeringsrechten van de werknemer veilig te stellen, is dat nu niet meer nodig. Een werknemer is alleen nog verwijtbaar werkloos (en krijgt dus geen WW) als hij zelf zonder acute noodzaak ontslag neemt of hij wegens een ‘dringende reden’ wordt ontslagen. Wel is het belangrijk dat de beeindigingsovereenkomst op schrift wordt gezet en wordt voorkomen dat de werknemer zich achteraf op dwaling kan beroepen.

13. Huisvesting I

Indien u niet vanuit huis kunt werken, moet u zorgen voor bedrijfsruimte; kantoorruimte, productieruimte en/of opslagruimte. Dergelijke ruimte kunt u kopen of huren. Als u besluit te huren, wat de meeste jonge ondernemingen zullen doen, krijgt u een huurovereenkomst aangeboden waarin vooral de verhuurder veel rechten toekomen en de huurder veel plichten opgelegd worden. Het nieuwe huurrecht heeft de huurder meer bescherming willen bieden, maar in standaardcontracten wordt dit vrijwel volledig weggecontracteerd. De meeste standaardvoorwaarden, zoals die van de Raad voor Onroerende Zaken, zijn verhuurdersvriendelijk geformuleerd. Niettemin hebt u zeer wel mogelijkheden om uw eigen specifieke wensen er in te verwerken. Wees daar creatief in. Er staat in Nederland momenteel ruim 6 mln. m2 kantoorruimte leeg. Misschien wilt u een korte eerste huurtermijn, om even aan te kijken hoe het gaat lopen. Misschien wilt u een extra lange huurtermijn. Wat dat betreft moet u altijd even goed kijken of de optie op verlenging goed is geformuleerd. Vaak wordt u een overeenkomst aangeboden voor 5 jaar, met 5 optiejaren. Zorg er daarbij voor dat u als enige mag beslissen over het eventueel verlengen en dat niet (ook) de verhuurder tegen het einde van de eerste 5 jaar kan opzeggen. Regelmatig kom ik overeenkomsten tegen, waarbij ook de verhuurder tegen het einde van de eerste termijn mag opzeggen, zodat de optie in feite niets inhoudt. Ook koopopties zijn vaak heel slecht geformuleerd of onnodig complex in de uitvoering.

Bij het onderhandelen over de huurprijs, moet u bedenken dat veel bedrijfsruimte eigendom is van beleggingsinstellingen. Om verschillende redenen hebben die er belang bij met u een hoge huurprijs af te spreken. Ze willen daarom vaak niet zakken met hun prijs, als u daarom vraagt. Wat u in die gevallen kunt doen, is voordeeltjes bedingen die dat compenseren, zoals een eerste huurvrije termijn van 3 maanden, of een bepaalde bijdrage in de kosten van aanpassingen, verbouwing en inrichting. Per saldo kan dat net zo veel of zelfs meer opleveren, dan u aan huurkorting had willen krijgen. Ook kunt u bedingen om een deel van de ruimte te mogen onderverhuren, wat in bepaalde gevallen een groot voordeel kan vormen, om uw ruimte optimaal te laten aansluiten op uw behoeften en uw groeiplannen.

Legt u verder bij aanvang van de huur de staat van de ruimten goed vast op foto, met name waar er gebreken zijn, achterstallig onderhoud of u een algehele trieste toestand aantreft. U kunt dan zo nodig later aantonen dat u het in die staat hebt gekregen en dus niet beter behoeft op te leveren. Let wel even goed op wat er hierover in de huurovereenkomst en de bijbehorende voorwaarden staat. U kunt problemen achteraf hierover ook voorkomen door bij aanvang van de huur een brief aan de verhuurder toe te zenden met alle tekortkomingen die u zijn opgevallen met het vriendelijke verzoek er voor te zorgen dat deze worden hersteld. Ook wanneer er vervolgens niet (voldoende) aan zou worden gedaan, hebt u in ieder geval een redelijk bewijs dat deze gebreken er bij aanvang van de huur al waren.

Houdt u er rekening mee dat u niet tussentijds zomaar de huur kunt beëindigen. Wel hebt u in de praktijk meestal wel het recht om een vervangende huurder voor te stellen, die in uw plaats treedt. Houd u er dan wel rekening mee dat de verhuurder kan eisen dat u garant staat voor de huur gedurende de resterende huurtermijn en soms van de gelegenheid ook gebruik maakt om ander voordeel van u te verkrijgen, zoals een afkoopsom of een hogere huurprijs.

Huisvesting II

Wanneer u besluit te kopen, houd u er dan rekening mee dat de drie dagen bedenktijd, die u als koper van een woning hebt, niet gelden voor bedrijfsruimte. Ook is er aan een voorlopige koopovereenkomst niets voorlopigs: u zit er zonder meer aan vast. Zorgt u er verder voor dat u een goed financieringsvoorbehoud maakt, dat u voldoende tijd geeft om de financiering te regelen en zorg dat u schriftelijk bewijs verzamelt omtrent de financieringsaanvragen en de beslissing daarop van de potentiële financiers.

14. Administratie I

Een ander punt van aandacht is de verplichting om een deugdelijke administratie te voeren en periodiek aangifte te doen voor de omzetbelasting, de vennootschapsbelasting en/of de inkomstenbelasting. Om uw onderneming goed te kunnen runnen, hebt u ook zelf behoefte aan uptodate cijfers, overzichten van de debiteuren en crediteuren, kostprijsberekeningen, liquiditeitenoverzichten en andere informatie om te kunnen vaststellen dat u het goed doet of, nog belangrijker, waar het mis gaat en u moet bijsturen. Daarvoor moet u uw zaakjes goed op orde houden en een (sluitende) jaarrekening opstellen.

Administratie II

U kunt dit natuurlijk zelf doen, of u nu een groot bedrijf runt of een eenmanszaak. Als u dat goed blijkt te kunnen, heeft het het voordeel dat u kosten bespaart, dat u optimaal op de hoogte bent van hoe uw onderneming administratief is geregeld en dus uw dagelijkse ondernemingsactiviteiten optimaal kunt afstemmen op uw administratie. Nadelen zijn er echter ook.

Zo is de kans groot dat uw kennis van en ervaring met het voeren van uw administratie beperkt is, dat u daardoor fouten maakt en er veel meer tijd aan kwijt bent dan een professionele boekhouder. Vrijwel zeker benut u daarbij niet alle fiscale voordelen die kunnen worden gerealiseerd, met als gevolg dat u meer belasting betaalt dan nodig is en daardoor minder geld overhoudt voor de uitbreiding van uw onderneming. Wanneer u dus zelf uw administratie voert, raad ik u aan in ieder geval halfjaarlijks een gesprekje te hebben met iemand die goed ingevoerd is in administraties en de fiscale aspecten er van, om fouten in uw administratie en nodeloze extra belasting te voorkomen.

Ook dient u te beseffen dat u weliswaar een bepaald bedrag aan kosten bespaart, maar dat de tijd die u er in steekt en de zorg die u er van hebt, ten koste gaat van de tijd en energie die u kunt besteden aan uw kernactiviteiten. Boekhouden is naar haar aard een conservatieve, weinig creatieve en niet-sociale bezigheid (waarmee ik niets gezegd heb over boekhouders). Het is daarmee iets heel anders dan het laten werken van je fantasie, van het bedenken van nieuwe produkten of diensten, het ontwerpen van groeiplannen, van het leggen of onderhouden van contacten met (potentiële) klanten. En daarmee moet u uiteindelijk uw geld verdienen. Los van vraag hoeveel geld u bespaart en hoeveel u (daadwerkelijk) aan omzet zou hebben gerealiseerd wanneer u deze tijd aan andere activiteiten had kunnen besteden, moet u zich dus afvragen of dit werk u niet belemmert in uw ondernemingsdrang en creativiteit.

Tot slot dient u zich te realiseren dat het bijhouden van een goede boekhouding in geval van een BV van groot belang is ter voorkoming van persoonlijke bestuurdersaansprakelijkheid, indien de BV failliet zou gaan. Juist veel startende ondernemers worden hierdoor getroffen, wanneer de onderneming mislukt en zij, omdat de onderneming nog in de opstartfase was, hebben nagelaten de boekhouding goed op poten te zetten.

15. Risico

Ondernemen is risico nemen. Het risico dat er verlies wordt geleden, dat je je investeringen kwijt bent, dat je niet je verplichtingen kunt nakomen en dat je door anderen wordt aangesproken tot schadevergoeding, als je er een potje van maakt. Een deel van die risico’s kun je inperken of afdekken.

Zo kun je het risico dat je aansprakelijk wordt gesteld voor schade, geheel of deels via een overeenkomst of algemene voorwaarden uitsluiten en het restant aan risico middels een bedrijfs- of beroepsaansprakelijkheidverzekering afdekken. Informeer daar dus naar en, als het niet te duur uitpakt en de dekking voldoende is, sluit zo’n verzekering af. De mogelijkheid om een bepaald aansprakelijkheidsrisico op redelijke voorwaarden te kunnen verzekeren is ook van belang bij de beoordeling door de rechter, van de vraag of u in uw handelen met consumenten de aansprakelijkheid voor dit risico mag uitsluiten of beperken. Indien verzekering mogelijk is – en zeker als dit gebruikelijk is – mag u in uw overeenkomsten en voorwaarden geen aansprakelijkheidsbeperking opnemen en zult u zo’n verzekering dus moeten afsluiten, wanneer u niet het risico wilt lopen de schade zelf te moeten dragen.
Wat verzekeren betreft: sluit ook tijdig een brand- en inbraakverzekering a, vooral wanneer u een nieuw pand betrekt. Ook verzekeren van transport en voorraad is vaak belangrijk en tot slot kan een grote deal het beste worden afgedekt met een kredietverzekering.

Het risico dat je als ondernemer meegesleurd wordt, wanneer je onderneming in financiële problemen komt of zelfs failliet gaat, kun je uitsluitend voorkomen door de onderneming binnen een BV te drijven. Een vof geeft daartegen dus geen enkele bescherming. Afhankelijk van het risico-profiel van de onderneming kan het dus verstandig zijn een BV te gebruiken. Een bedrijf dat grote partijen verhandelt, waarbij grote bedragen gemoeid zijn, zal hier eerder voor in aanmerking komen dan wanneer de activiteiten bestaan uit het tegen uurvergoeding vertalen van toneelstukken uit en naar het Pools of Japans.

Een ondernemer doet er daarnaast goed aan in de gaten te houden dat wat hij aan vermogen heeft opgebouwd, niet verdampt op het moment dat de bedrijfsactiviteiten dramatisch verlopen. Zorg dat het vermogen waarvan het niet de bedoeling is dat het wordt ingezet voor de onderneming, veilig is gesteld. Wanneer een BV niet gewenst is, kan een deel van het vermogen in ieder geval veilig worden gesteld door huwelijkse voorwaarden te formuleren en er voor te zorgen dat het veilige deel van het vermogen in het vermogen van uw echtgenoot of echtgenote valt en het onveilige deel bij u. Een dergelijke regeling kan veel (echtelijke) spanningen voorkomen. Zorg er dan natuurlijk wel voor dat daarbij wordt afgesproken dat in geval van echtscheiding wordt gedeeld alsof er een gemeenschap van goederen is, indien u niet het risico wilt lopen dat….
Ook moet u er natuurlijk voor zorgen dat de verdeling van het vermogen en de latere aanwas er van zo plaatsvindt, dat schuldeisers niet met succes kunnen stellen dat het in feite uw vermogen is, waarop zij zich kunnen verhalen, ondanks dat het niet op uw naam staat.

16. Van der Aa & Koers Advocaten.

Ons kantoor telt momenteel 9 advocaten en houdt zich bezig met juridische dienstverlening aan kleine en middelgrote ondernemingen. Wij trachten daarbij een zo hecht mogelijke band met de cliënt op te bouwen en te onderhouden, waardoor we in staat zijn zowel uit eigen beweging van advies te dienen, als adequaat te reageren op vragen die ons worden voorgelegd. In beginsel worden de diensten verleend door één vaste advocaat, die de ondernemer en diens onderneming tot in de details leert kennen.

Zekere Zaak Kaart

Vooral voor kleine en jonge ondernemingen hebben wij een laagdrempelig abonnement-systeem, dat wij de Zekere Zaak Kaart noemen. Voor een bescheiden bedrag per jaar kunt u dan zonder verdere kosten bepaalde vormen van juridische ondersteuning krijgen van uw eigen vaste advocaat: telefonische antwoord op al uw juridische vragen, gratis advies omtrent uw debiteurenbeheer, een eerste gratis incassobrief wanneer u desondanks geen betaling verkrijgt, eenmaal per jaar een advies met betrekking tot al uw lopende contracten en de model-contracten en algemene voorwaarden die u gebruikt.
Voor alle andere werkzaamheden krijgt u bovendien een korting van 10% op onze reguliere tarieven, die variëren van € 110,- tot € 200,- per uur. Ook organiseren wij regelmatig informatieve avonden, waarbij ook een passend hapje en drankje niet wordt vergeten en voorzien wij de houders van de Zekere Zaak Kaart regelmatig van tips en informatie over actuele ontwikkelingen. Op onze website vindt u hierover meer informatie en kunt u hier een Zekere Zaak Kaart aanvragen.

Door: H.L. van der Aa