Contracten

Goede contracten, schriftelijke overeenkomsten, geven duidelijkheid aan alle daarbij betrokken personen. Ze vormen een handige leidraad voor de manier waarop de partijen met elkaar dienen om te gaan en welke rechten en plichten ieder daarbij heeft. Als het goed is, voorzien de overeenkomsten ook in een antwoord op toekomstige ontwikkelingen en op problemen die op het moment van ondertekening voor onwaarschijnlijk worden gehouden of zelfs helemaal niet worden voorzien. De overeenkomst moet dus bij voorkeur de tand des tijds kunnen doorstaan.

In veel gevallen worden contracten gezien als een bijzaak, als noodzakelijke extra rompslomp, die na ondertekening diep in een lade worden gelegd, om er nooit meer uit te halen. Vaak worden contracten tot dikke pakken papier met vooral veel juristentaal en tientallen definities en bepalingen, waarvan de partijen wel van de advocaten aannemen dat ze van groot belang kunnen zijn, maar die met de inhoudelijke kant en de doelstellingen van de te maken afspraken niets te maken hebben. Veel overbodige ballast dus, die inderdaad maar het beste in een diepe lade kan verdwijnen.

Wij hebben daar een heel andere mening over. Natuurlijk moet de advocaat vanuit zijn ervaring bepaalde standaard-bepalingen opnemen, waarvan hij weet dat die bepaalde waarborgen geven. Een contract is echter niet in de eerste plaats een set waarborgen en zekerheden, maar is bedoeld om vorm te geven aan de doelstellingen van de partijen. De reden dat ze het contract sluiten, is omdat ze afspraken willen maken over een bepaalde vorm van samenwerking, van levering van producten, van afname van diensten, éénmalig of gedurende een langere periode. Dat betekent dat partijen aan elkaar duidelijk moeten maken wat ze over en weer van elkaar verwachten. Dat ze bespreken wat iedere partij voor einddoel heeft met de overeenkomst. Dat ze bespreken wat er zal worden gedaan als er op bepaalde punten iets misloopt en op welke wijze de relatie wordt afgewikkeld, wanneer de overeenkomst tot een einde komt.

De schriftelijke overeenkomst vormt daarbij het sluitstuk van het overleg en tracht de bedoelingen en afspraken die worden gemaakt zo goed mogelijk te beschrijven. Hoe beter dat wordt gedaan, hoe minder er achteraf problemen zullen ontstaan. Met een goede toelichting er bij, leidt de formulering in het contract er toe dat partijen op die punten hun visie optimaal op elkaar hebben afgestemd. Ze hebben daarbij kennis kunnen nemen van het standpunt van de ander en zijn samen tot een compromis gekomen over de te maken afspraak. Als het goed is, geeft de tekst in de overeenkomst precies weer wat de partijen bedoelen en geeft die in de toekomst op iedere vraag een duidelijk antwoord. De tekst bedoelt daarbij ook houvast te geven, in het geval dat partijen naderhand van mening verschillen over wat er nu wel of niet precies is afgesproken. Mensen kunnen dingen vergeten en in de loop van de tijd kan hun herinnering ook nog veranderen.Ook voor die gevallen geeft de overeenkomst dan uitkomst en zorgt er voor dat partijen er blijvend op kunnen vertrouwen dat de afspraak zoals die is gemaakt en bedoeld, niet wordt vergeten of verwatert.

Voor het kopen van gewone producten in een winkel is dat allemaal niet nodig. Maar voor heel veel andere ‘deals’, met een groot belang en/of een lange duur, is het essentieel dat aan de hand van de op te stellen schriftelijke overeenkomst alle relevante aspecten van de verplichtingen die wederzijds worden aangegaan, vooraf goed over het voetlicht worden gebracht. Dat betekent dus niet ellenlang onderhandelen over allerlei ingewikkelde bepalingen in door advocaten aangeleverde duimdikke contracten, maar met elkaar praten over de plannen en verwachtingen die men heeft. De doelen die men wil bereiken en op welke termijn die gerealiseerd moeten worden.

In de praktijk blijkt daarbij overigens af en toe dat, door een dergelijke aanpak, de overeenkomst niet wordt gesloten. Dan blijkt bijvoorbeeld dat iedere partij een heel andere doelstelling heeft met de besproken plannen. De één wil langdurig profijt, de ander snelle winst. De één wil vooral geld verdienen, de ander prestige of een toekomst voor zijn kinderen. De één wil zelf aan de slag, de ander wil vooral anderen het werk laten doen. De één wil snel groeien, de ander wil het kleinschalig houden. De één wil dat beide investeren, de ander blijkt daarvoor geen middelen te hebben. Het plan leek aanvankelijk goed, maar bij nader inzien zou het toch niet goed uitpakken. Dergelijk overleg is ook van essentieel belang bij overnames door ondernemingen, waarbij de verkoper nog gedurende een bepaalde tijd betrokken blijft bij de te verkopen activiteiten. Bij gebrek aan goed overleg vooraf, gaat dat in heel veel gevallen mis, ondanks de ‘klik’, de ‘chemie’, of de positieve verwachtingen om andere redenen, die partijen aanvankelijk menen te bespeuren.

Niet alleen bij specifieke contractsvormen, maar ook bij tal van veel voorkomende overeenkomsten, zoals huurovereenkomsten, koopovereenkomsten en licentieovereenkomsten, is het voor de partijen nuttig om vooraf de wensen en verwachtingen na te gaan. Hoe lang willen partijen er aan vast zitten en wat is de ander voor een persoon ? Heeft die geen plannen om anders te handelen dan de ander verwacht en wil ? Het eenvoudigweg hanteren van een ‘standaardcontract’ is daarom nooit verstandig.

Model-overeenkomsten kunnen daarbij overigens wel nuttig zijn. Niet om klakkeloos in te vullen en te ondertekenen, maar als checklist voor overleg over welke aspecten er allemaal afspraken moeten of kunnen worden gemaakt. Door een model-overeenkomst samen door te nemen, kom je te spreken over onderwerpen die anders wellicht vergeten zouden worden of die niet erg passen binnen de ‘positieve sfeer’ waarmee partijen aan de slag gaan. Praten en denken over een regeling voor het geval er ruzie ontstaat of er iemand overlijdt, is altijd lastig. Wij leveren dergelijke checklists of model-contracten dan ook graag aan, waarbij wij natuurlijk menen dat wij vervolgens ook van groot nut kunnen zijn in de bespreking en uitwerking van alle daaruit naar voren komende relevante onderwerpen.

Wij kunnen u bij het (beter) contractueel vormgeven van uw huidige activiteiten en plannen voor de toekomst behulpzaam zijn en er voor zorgen dat de afspraken die u met anderen maakt, duidelijk en toekomstbestendig zijn. De overeenkomst mag daarbij best af en toe ‘uit de lade’ komen, wanneer de overeenkomst een nuttige handleiding vormt voor het handelen en om het geheugen op te frissen over wat er aanvankelijk allemaal was gepland en afgesproken.