14 dagen brief en incassokosten

Elk bedrijf heeft wel eens te maken met een klant die niet op tijd betaalt. In de meeste aanmaningen die als gevolg daarvan verstuurd worden staat iets opgenomen over de buitengerechtelijke incassokosten. Vooral incassobureaus staan erom bekend dat zij vrijwel meteen met deze kosten aankomen. De Hoge Raad (de hoogste rechter van Nederland) heeft hier op 25 november 2016 een interessante uitspraak over gedaan die voor de meeste consumenten gunstig kan uitpakken.

De Hoge Raad heeft gezegd dat een aanmaning (die soms ook wel 14-dagen brief genoemd wordt), moet voldoen aan een aantal vereisten. Als hier niet aan is voldaan, mogen de buitengerechtelijke incassokosten niet in rekening worden gebracht. Waaraan moet een dergelijke brief dan voldoen?

• Er moet duidelijk instaan dat als er niet betaald wordt, de buitengerechtelijke incassokosten moeten worden betaald. Hierbij moet ook duidelijk worden aangegeven welk bedrag aan buitengerechtelijke kosten verschuldigd is en dat dit bedrag is berekend aan de hand van het Besluit Buitengerechtelijke Incassokosten, vaak afgekort tot BIK;
• Er moet een termijn voor betaling worden gegeven van minimaal 14 dagen na ontvangst van de brief. Dat betekent ook dat de dag van ontvangst niet meetelt voor de termijn van 14 dagen. De Hoge Raad zegt in haar uitspraak, dat de schuldeiser de bewijslast draagt voor het bewijs van ontvangst van de brief. Wel merkt de Hoge Raad op dat de post op zichzelf betrouwbaar is en dat mag worden aangenomen dat een brief is afgeleverd twee dagen na de verzenddatum, waarbij feestdagen, zondagen en maandagen niet tellen. Een brief die op maandag wordt verzonden is dan op woensdag ontvangen, een brief van donderdag is er op zaterdag en een brief van vrijdag is er op dinsdag.
• De brief moet zijn gestuurd naar de juiste persoon en naar een adres waarvan de schuldeiser redelijkerwijs mocht aannemen dat hij hierop de schuldenaar kon bereiken. Het betekent dus ook dat niet vereist is dat de schuldenaar de brief heeft gelezen of werkelijk heeft ontvangen. Twee voorbeelden:
  • Een brief die door uw advocaat of gemachtigde (bijvoorbeeld een rechtsbijstandsverzekering) is ontvangen, is ‘automatisch’ ook door u ontvangen.
  • Als de schuldeiser weet dat u in de winter altijd drie maanden op Ibiza verblijft, mag hij de brief niet naar uw huisadres in Nederland sturen.

Als een brief niet voldoet aan alle eisen, moet de schuldeiser de hele brief opnieuw sturen met opnieuw het geven van een termijn van 14 dagen.

Ondertussen zijn de eerste uitspraken van kantonrechters gepubliceerd waarin het arrest van de Hoge Raad een belangrijke rol speelt. De door de Hoge Raad gegeven regels zijn voor de rechters tot nog toe steeds aanleiding om de buitengerechtelijke incassokosten af te wijzen wegens schending van de regels uit dit arrest.

Wij staan u uiteraard graag bij en informeren u over de (on)mogelijkheden omtrent het sturen van een 14-dagen brief. Ook adviseren wij bedrijven graag omtrent de vraag of de door hen ingeschakelde incassobureaus de brieven op de juiste wijze stuurt.